EFQM Mükemmellik Modeli ve Kurumsallaşma
Kurumsallaşma Dünya’da olduğu gibi Türkiye’ de KOBİ’ler için temel gerekliliklerden birisi olarak görülmektedir. Bir kuruluşun yönetilmesi için ihtiyaç duyulan tüm örgütsel sistemlerin kuruluşun sürekliliğini sağlayacak şekilde oluşturulması ve uygulanması olarak tanımlayabileceğimiz kurumsallaşma, giderek çok boyutlu bir hale dönüşen iş dünyasında KOBİ’lerin en temel sorunlarından birisi olmaktadır.
Benzer şekilde verimlilik de hem KOBİ’ler için hem de Türkiye’de ki imalat sektörü için geliştirilmeye açık bir konudur. Ülkemizin ekonomik büyüme performansında verimlilik artışlarının katkısı kısıtlı kalmakta ve inişli çıkışlı bir seyir izlemektedir. Yakın dönemde (2012-2017), %5,8’lik büyümenin sadece 0,8 puanı toplam faktör verimliliği (TFV) artışlarından kaynaklandığı görülmektedir.
Türkiye’de ki tüm sektörler kurumsallaşma ve verimliliğin öneminin ve kalkınmaya etkisinin farkındadır ve hazırladıkları çalışmalarla konuyu sürekli gündemde tutmaktadırlar. Bu çerçevede, nihai faydalanıcının T.C. Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı (Eski adıyla T.C. Kalkınma Bakanlığı) olduğu bir proje hayata geçirilmiştir. Proje Avrupa Birliği ve Türkiye Cumhuriyeti tarafından finanse edilmiş, Birleşmiş Milletler Kalkınma Programı (UNDP) tarafından uygulanmıştır. Dört aşamalı projenin dördüncü ayağında Türkiye Kalite Derneği (KalDer) uygulayıcı olarak projeye dahil olmuştur.
Proje sonunda ortaya çıkan Beyaz Kitap’ta önerilen politika çerçevesi, Orta Vadeli Program’da (2019-2021) vurgulanan verimlilik artışlarına dayalı yeni bir ekonomik büyüme perspektifine katkı sunmayı hedeflemektedir.
Bu projede, İşletmelerde verimliliğin belirleyicisi ve hızlandırıcısı olarak yedi adet içsel faktör belirlenmiştir. Bu içsel faktörler şunlardır:
- İş Modelleri
- Küresel tedarik zincirlerine entegrasyon
- Bilgiye erişim, yenilikçilik ve teknoloji transferi
- Firmalar arası iş birlikleri ve uzun vadeli müşteri ilişkileri
- Modern üretim tekniklerinin kullanımı
- Firma yönetim kalitesi ve kurumsallaşma
- İşgücü verimliliği ve insan kaynakları uygulamaları
Beyaz Kitapta, Kamu kurumlarının KOBİ’leri desteklemek için uzun zamandır hibe, kredi, v.b. programlarla destek vermelerine rağmen KOBİ’lerin, kurumsallaşma, kalite ve insan kaynağı yönetimi konularında kendi pratiklerinin dışına çıkamadıkları ve verilen desteklerin amacına ne kadar hizmet ettiğinin sorgulanması gerektiği tespiti yapılmaktadır. Buradan yola çıkarak, bu yedi adet içsel faktörün altıncısı olan “Firma yönetim kalitesi ve kurumsallaşma” başlığı altında firmalarda kalite algısının geliştirilmesinin verimliliği hızlandırıcı önemli bir faktör olduğu tespit edilmiştir ve bir politika önerisi olarak ortaya konulmuştur.
Bu doğrultuda, kamu kurumları tarafından KOBİ’lere verilecek desteğin belirlenebilmesi için onların kurumsallaşma konusundaki eksiklerini veriye dayalı bir biçimde tespit edecek yöntemlerin kullanılması son derece önemli bir konu olarak öne çıkmaktadır. Bu projede EFQM Modelinin (European Foundation for Quality Management) seçilmesinin en önemli nedeni, Uluslararası alanda kabul görmüş bir modelin KOBİ’lerin kurumsallaşma ve verimlilik konusundaki eksiklerini veriye dayalı bir biçimde ve uzman değerlendiriciler aracılığıyla belirleyebilecek etkili bir yöntem olmasıdır. KalDer’in seçilmesinin gerekçesi ise, Türkiye’de kalite bilincinin geliştirilmesi konusunda önemli bir sivil toplum kuruluşu olması ve EFQM Modelinin Türkiye’ki uygulayıcısı olması sebebiyledir.
Bu kısa yazıda proje bütünü hakkında değerlendirmeler yapmak yerine, benim de sahadaki uygulayıcısı olarak görev aldığım projenin 4. Aşamasından elde edilen sonuçların kısa bir değerlendirmesini yapmak istiyorum. Projeden elde edilen sonuçların tüm KOBİ’lere ulaşması ve kurumsallaşma çalışmalarında onlara yol göstermesini diliyorum.
Projenin Uygulanması
Bu çalışma ile stratejik bir yönetim yaklaşımı olan EFQM Mükemmellik Modelinin imalat sektöründeki Kobilerde kurumsallaşmaya ve verimliliğe olan etkisinin belirlenmesi amaçlanmaktadır. Bunun yanında, bu alanda Türkiye’de yapılan ilk araştırma olması sebebiyle projenin sonuçları hem KalDer hem de EFQM açısından son derece önemlidir. Ayrıca, projeye katılan kuruluşlar EFQM Mükemmellik Modeli ve kurumsallaşmaya olan etkisi yanında, kendi kurumsallaşma olgunluk seviyelerini de görme fırsatı buldular.
Yapılan çalışmanın temel hedefi, belirlenen bir kurumsallaşma ölçütü üzerinden EFQM Modelinin kurumsallaşmaya ve verimliliğe olan etkisinin analiz edilmesidir. Bu analizi yapabilmek için projeye katılmayı kabul eden 19 kuruluşa saha ziyaretleri gerçekleştirilmiştir. Bu saha ziyaretlerinde kuruluşların üst yönetim ekipleriyle birebir görüşmeler yapılmıştır. Hazırlanan kurumsallaşma ölçütü üzerinden yapılan bu görüşmelerde, kuruluşların EFQM Modelini uygulamadan önceki kurumsallaşma seviyeleri ile modeli uygulamaya başladıktan sonraki kurumsallaşma seviyeleri ölçülerek aradaki fark anlaşılmaya çalışılmıştır. Bu iki seviye arasındaki fark modelin kurumsallaşmaya olan katkısı olarak kabul edilmiştir.
Kurumsallaşma ölçütü hazırlanırken Ulusal ve Uluslararası yönetim literatürüne göre kurumsallaşmanın temel belirleyici olarak ifade edilen yaklaşımlar değerlendirilmiş ve 10 temel yaklaşım belirlenmiştir. Bu 10 temel yaklaşımın kuruluşlardaki seviyesinin sorgulanabilmesi için de bu yaklaşımları detaylandıran 50 soru hazırlanmıştır. Ölçüt hazırlanırken ve puanlama yapılırken EFQM Mükemmellik modeli çerçevesi ve RADAR puanlama metodolojisinden faydalanılmıştır. Hazırlanan kurumsallaşma ölçütü 10 temel yaklaşım ve EFQM model ile ilişkisi tablo-1’de gösterilmiştir.
|
Kurumsallaşma Bileşenleri |
EFQM Mükemmellik modeli ilgili kriter kapsamı |
| 1. İşletme anayasası | 1a,1b,3c |
| 2. Profesyonelleşme ve uzmanlaşma | 1c,1d,3b,3c,3d |
| 3. Formel Örgüt yapısı | 1b,1e,2c,3a,3e |
| 4. Yetki devri-Yetkelendirme | 1d,3b,3c |
| 5. Stratejik planlama ve duyurma | 1a,2a,2b,2c,2d |
| 6. Yönetim şekli-Yönetime katılma | 1b,3a,3c |
| 7. Karar alma şekli | 1b,1d,1e,4e |
| 8. İletişim | 1d,3c,3d |
| 9. Kurum kültürü ve sürdürülebilirlik | 1c,3c,3d,4c,5d |
| 10. İç denetim ve hesap verebilirlik | 1c,4b |
Tablo-1 Kurumsallaşma bileşenleri ve EFQM Model ilişkisi
Proje Çıktısı
Saha ziyaretleri tamamlandıktan sonra elde edilen sonuçlar her bir kurumsallaşma bileşeni için ayrı ayrı analiz edilerek EFQM modelinin kurumsallaşmaya ve onun bileşenlerine olan etkisi detaylı olarak değerlendirilmiştir. Yapılan bu çalışmalar sonunda EFQM Modelinin kurumsallaşmaya olan etkisinin %40 gibi oldukça yüksek bir seviyesinde olduğu tespit edilmiştir. Model öncesi ve sonrası kurumsallaşma puanı Grafik-1’de görülebilir.
Şimdi EFQM Mükemmellik Modelinin kurumsallaşmanın 10 temel belirleyicisi olan yaklaşımlara olan etkisine bir bakalım. Kurumsallaşmanın belirleyici başlıklarının model öncesi ve model sonrası seviyeleri Tablo-2’de görülebilir.
Kuruluşların model ile tanışmadan önce en zayıf oldukları noktanın “Karar Alma Şekli” nin yapısal bir biçimde oluşturulmaması olduğu görülmektedir. Model öncesi %20,9 seviyesinde olduğu görülen bu noktanın model ile çalışmaya başlandıktan sonra %61,3 seviyesine çıktığı görülmektedir. Model sonrası diğer alanlara kıyasla görece düşük kalmış gibi görünse de kuruluşların en zayıf olduğu alanlara ciddi bir katkı sağladığı görülmektedir.
Modelin katkısının en yüksek olduğu alanlardan birisi “Stratejik Planlama ve Duyurma” yaklaşımıdır. Bu alanda model öncesi %23,3 seviyesinde olan kuruluşların model sonrası %65,9 seviyesine çıktığı görülmektedir. Burada modelin kuruluşlarda stratejik plan hazırlanması, yayılması ve ilgili paydaşlara duyurulması konusunda oldukça ciddi bir katkı sağladığı görülmektedir.
| No
|
Kurumsallaşma Bileşenleri
|
Modeli uygulamadan önceki ortalama puan % | Modeli uyguladıktan sonraki ortalama puan % |
| 1 | İşletme Anayasası | 28,5 | 68,6 |
| 2 | Profesyonelleşme ve Uzmanlaşma | 29,7 | 65,7 |
| 3 | Formel Örgüt Yapısı | 30,6 | 70,1 |
| 4 | Yetki Devri ve Yetkelendirme | 27,4 | 64,1 |
| 5 | Stratejik Planlama ve Duyurma | 23,3 | 65,9 |
| 6 | Yönetim Şekli ve Yönetime Katılma | 24,3 | 63,7 |
| 7 | Karar Alma Şekli | 20,9 | 61,3 |
| 8 | İletişim | 32,9 | 69,8 |
| 9 | Kurum Kültürü ve Sürdürülebilirlik | 23,6 | 62,4 |
| 10 | İç Denetim ve Hesap Verebilirlik | 23,4 | 56,3 |
| Ortalama puan | 26.5 | 64.8 |
Tablo-2 Kurumsallaşma bileşenleri Model Öncesi ve Sonrası Seviyeleri
Model sonrası ulaşılan en yüksek kurumsallaşma seviyelerinden birisi “iletişim” alanıdır. Model öncesi %32,9 seviyesinde olan kuruluşların model sonrası %69,8 seviyesine ulaştığı görülmektedir. Burada, çalışanlarla etkin bir iletişim için uygun kanalların oluşturulması ve karşılıklı iletişimin sistematik bir şekilde sürdürülmesi çalışmalarına modelin önemli bir katkı sağladığı görülmektedir.
Model sonrası ulaşılan seviye açısından bakıldığında en yüksek seviyeye “Formel Örgüt Yapısı” alanında ulaşıldığı görülmektedir. Model öncesi %30,6 seviyesinden, model sonrasında % %70,1 seviyesine ulaşıldığı görülmektedir. Bu başlığın bu seviyeye çıkmasında en büyük katkının, takdir tanıma ve disiplin sistemlerinin oluşturulması konusuna modelin yaptığı katkının %49,7 gibi son derece yüksek bir oran olması olduğu görülmektedir.
Kurumsallaşmanın 10 temel belirleyici üzerinde EFQM Modelinin etkisi Grafik-2’de detaylı olarak görülebilir.
Sonuç
Türkiye’de ilk kez gerçekleştirilen böyle bir çalışma ile EFQM Modelinin üretim alnında faaliyet gösteren KOBİ’lerin kurumsallaşmalarına ciddi bir katkı sağladığı görülmektedir. Bu çalışmaya katılan kuruluşların yöneticileriyle yapılan yüz yüze görüşmelerde modelin katkısını çok açık olarak ifade etmişlerdir. EFQM Modelini bir Stratejik Yönetim Modeli olarak benimseyerek kurumlarında uygulamanın gözle görülür bir değişim sağladığı ifade edilmiştir. Aynı şekilde, T.C. Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Dairesi tarafından hazırlanan Beyaz Kitap içerisinde modelin kullanılmasının bütün kamu kurumlarına tavsiye edilmesi gerektiği belirtilmiştir. Kamu kurumlarının verecekleri teşvikleri belirlerken veriye dayalı ve uzmanlar tarafından uygulanan bu modelin kurumsallaşma seviyelerinin tespitinde güvenilir bir araç olduğu ifade edilmiştir. Modelin Türkiye’de ki KOBİ’ler tarafından kullanılması sadece o işletmelere değil içinde bulundukları toplumun refahına da olumlu katkı sağlayacaktır.
Kadir Erkan
Mayıs 2019
Referanslar:
EFQM Mükemmellik Modelinin Kurumsallaşmaya Etki Değerlendirilmesi Raporu: http://www.kalder.org/projeler
Toplam Faktör Verimliliği İçin Politika Çerçevesi Geliştirilmesi Projesi Beyaz Kitap: http://tfvp.org/beyaz-kitap/
