Yönetim Kalitesi ve Kurumsallaşma

Yönetim Kalitesi ve Kurumsallaşma

“Suda yürümenin sırrı, taşların nerede olduğunu bilmektir”
Herb Cohen

Sanayi devrimi sonrası, kuruluşların daha verimli ve daha etkili çalışabilmeleri için, iş yaşamına giren, geliştirilen, uygulanan ve günümüze ulaşan onlarca örgüt teorisi mevcuttur. Bu teorilerinin ve yaklaşımların dayandığı paradigmalar incelediğinde ortak noktalarının işletmenin tüm boyutlarında, işletmenin sürdürülebilirliğini ve verimliliğini sağlamak ve yönetim kalitesini artırmak, bir üst boyutunun ise kurumsallaşma olduğu görülmektedir.

Kurumsallaşma Tanımı

Kurumsallaşmaya tanım olarak baktığımızda Türk Dil Kurumu: “Değişik birim ve fonksiyonlarıyla bir kurumun niteliklerine tam anlamıyla sahip olan” şeklinde ifade etmiştir.
Kurumsallaşma, “bir şirketin kişilerden çok kurallara, standartlara, prosedürlere sahip olması, kendisine özgü iş yapma usül ve yöntemlerini içermesi ve bu sayede de özgün bir kimliğe kavuşma sürecidir” (Karpuzoğlu,2004a). Böylelikle kurumsallaşma, amaçlara uygun bir örgüt yapısı oluşturmayı, iş ve görev tanımlarını oluşturmayı, iç yönetmelikleri oluşturmayı, yetki ve sorumlulukların dağıtımın adil ve yeteneklerin referans alınarak dağıtımının yapılmasını gerektirmektedir (www.balıkesir.edu.tr).

Kurumsallaşma, günümüz küresel dünyasında örgüt olarak ayakta kalabilmenin en önemli kilometre taşlarındandır. Şöyle ki, kurumsallaşma düzeyi yüksek örgütlerde örgüt içi iletişim, ideal düzeydedir. Örgüt içi iletişimin ideal düzeyde olması karar alma mekanizmasının hızlı çalışmasını sağlayacaktır. Bu da nihayetinde rekabet koşullarına uyumun sağlanması sonucunu doğuracaktır (Şengün,2011).

Bir örgütün, günümüz koşullarında kaynaklarını arttırmak, belirli bir standarda kavuşmak ve bu standardı korumak, çevreye uyum sağlamak ve meşrulaşmak gibi hedefleri var ise bu örgütün mutlaka yüksek seviyede kurumsallaşması gerekecektir. Aksi takdirde söz konusu örgüt, günümüz küresel dünyasında ihtiyaçlarına gerektiği gibi cevap veremeyecek, rekabet gücünü yitirecek ve nihayetinde çöküş sürecine girecektir.

Kurumsallaşma aynı zamanda işletme yapılarının şekillenmesinde önemli bir yere sahiptir ve bu yapılar performansın da değişik boyutlarını farklı biçimde etkilemektedir. Kurumsallaşma ile işletmeler çevrelerine karşı uyumlu hale gelmekte ve bu uyum ise performansı olumlu yönde etkilemektedir. (Apaydın, 2008).

Toplam Faktör Verimliliği ve Kurumsallaşma 

Avrupa Birliği ve Türkiye Cumhuriyeti tarafından finansmanı sağlanan ve Birleşmiş Milletler Kalkınma Programı tarafından yürütülen, Toplam Faktör Verimliliği için Politika Çerçevesi Geliştirme Destek Projesi (TFV Projesi) 4. Fazında, T.C. Kalkınma Bakanlığı, UNDP ve KalDer işbirliği ile gerçekleştirilen bir proje uygulamaya alınmıştır. Bu proje, EFQM Mükemmellik Modelinin KOBİ'lerde kurumsallaşma ve verimlilik üzerindeki etkisini anlamaya yönelik gerçekleştirilen bir projedir. Projenin amacı Mükemmellik Modelini uygulayan KOBİ’lerde Mükemmellik Modelinin kurumsallaşmaya katkısını araştırmak ve etkilerini ölçmektir.

EFQM Modeli ve Kurumsallaşma

Mükemmellik modelinin temel kavramları başta Vizyoner esin veren bütünsel bir liderlik olmak üzere, Sürdürülebilir bir gelecek yaratma, Çeviklikle yönetme, Müşteriler için değer katma ve diğer tüm model kavramlarının kurumsallaşmanın birer destekleyicisi olduğu görülmektedir. Model kriterlerine bakıldığında; liderlik kriterinde, organizasyonun geleceğe taşınması için vizyon- misyon-değerler ve etik kuralların belirlenmesi, organizasyonun etkili bir şekilde dizaynı, performansının verimli olarak takibi ile dış ilişkilerin yönetimi ve değişim yönetimi boyutları görülmektedir. Strateji kriterinde kuruluş yetenek ve performansının farkında olması, dış çevredeki değişimleri algılama, paydaş gereksinimlerini gözönünde bulundurma, strateji oluşturması ve duyurması boyutları görülmektedir.

Çalışanlar kriterinde stratejisine uygun İK planları, çalışanları ile kesintisiz iletişim ortamları kurma, bilgi birikimlerini ve yeteneklerini geliştirip, yetkelendirip, performanslarını ölçerek, yönbirliğinin sağlanması ve çalışanların takdir edilmesi boyutları görülmektedir. İşbirlikleri ve Kaynaklar kriterinde yarar sağlama temelinde işbirliklerini yöneterek, çevre algısı ile tüm kaynaklarını etkili ve verimli kullanma, sürdürülebilirliğini sağlama, teknoloji yönetimi boyutları görülmektedir.

Süreçler, Ürünler ve Hizmetler kriterinde, değer yaratma temelli süreç çerçevesini oluşturma, hayata geçirilen müşteri değerini iyi tanıtıp, iyi yönetme, müşterilerilerle etkin ilişki kurulması, geliştirip yönetilmesi boyutları görülmektedir.

Modelin Sonuçlar kısmında; müşteriler, çalışanlar, toplum ve iş sonuçları başlıklarında, algı ve performans ölçümlerinde hangi sonuçların izlenmesi gerektiğinden bahsederek, ilerlemenin takip edilmesini sağlamaktadır. Model Girdi ve Sonuç kriterlerinin değerlendirildiği ölçüm aracı Radar ise, işletme dahilinde yapılan tüm yaklaşımları ve sonuçları analitik olarak ölçmekte ve etkili bir geribildirim vermektedir.

EFQM Mükemmellik Modelinin boyutları, kurumsallaşma parametreleri ile örtüştüğü ve L.E. Greiner’ in işletme yaşam döngüsü önermesinde yaşanan krizlere model yaklaşımlarının cevap verebileceği değerlendirilmektedir. Modelin yaratıcılık, yenileşim ve değişim yönetimi boyutları Greiner’ in yaşam döngüsü önermesinin 5. Boyutunu yönetme imkanı sağlayabileceği değerlendirilmektedir.

Kurumsallaşma Olgunluk Seviyesinin Belirlenmesi

Toplam Faktör Verimliliği Politika Çerçevesi Geliştirilmesi Destek Projesi kapsamında, T.C. Kalkınma Bakanlığı, Birleşmiş Milletler Kalkınma Programı (UNDP) ve KalDer işbirliği ile Aralık 2017’ de EFQM Mükemmellik Modelinin KOBİ’lerde kurumsallaşma ve verimlilik üzerindeki etkisini anlamaya yönelik bir proje başlatılmıştır.

Proje kapsamında sektörü T.C. Kalkınma Bakanlığı tarafından belirlenen, Mükemmellik Modelin bünyesine adapte etmiş 19 KOBİ belirlenmiştir. Bu kuruluşların onayları alındıktan sonra proje planına göre bilgilendirme ve saha ziyaretleri planlanmıştır. Saha ziyaretinde İşletme Anayasası, Profesyonelleşme ve Uzmanlaşma, Formel Örgüt Yapısı, Yetki Devri ve Yetkelendirme, Stratejik Planlama ve Duyurma, Yönetim Şekli ve Yönetime Katılma, Karar Alma Şekli, Etkin Bir İletişim, Kurum Kültürü ve Sürdürülebilirlik, İç Denetim ve Hesap Verebilirlik ana başlıklarında bir ölçekle 10 KOBİ’ ye saha ziyareti gerçekleştirilmiştir. Ayrıca, kurumsallaşma başlıkları dışında faktör verimliliklerine ve toplam ekipman etkinliklerine de bakılmıştır.

Saha ziyaretleri iki kişilik tecrübeli baş değerlendiriciler tarafından yapılmıştır. Saha ziyaretlerinde başta genel müdür seviyesinden başlamak üzere bir dizi görüşme gerçekleştirilmiş, alınan bilgiler ölçek üzerinde radar mantığı ile analitik olarak puanlandırılmıştır. Şu ana kadar yapılan değerlendirme sonuçlarına göre kuruluşların model öncesi kurumsallaşma puan ortalaması ve model sonrası kurumsallaşma puan ortalaması grafik 2’ de 10 ana başlık halinde sunulmuştur.

Grafik 2: Saha ziyareti yapılan 10 işletmenin Kurumsallaşma puan ortalamaları.

Gerçekleştirilen saha ziyaret sonucu puanlamalarını içeren grafik 2 incelendiğinde Mükemmellik Modelini uygulayan işletmelerde modelin ölçülen her boyutta kurumsallaşmaya önemli katkısı görülmektedir. Bu katkı işletme sahipleri ve yöneticileri tarafından da model boyutları kapsamında sözel olarak ifade edilmektedir.

Sonuç

Tüm bu bilgilerden hareketle, EFQM Mükemmellik Modelinin kuruluşların kurumsallaşma ve yönetim kalitesini artırmasında dolaylı ve/veya dolaysız olarak kuruluşa bir yol haritası sunduğu, kurumsallaşmada, yönetim kalitesinin artırılmasında ve mükemmellik yolculuğunda kaldıraç etkisi yaptığı değerlendirilmektedir.

Saha ziyaretleri devam etmekte olup, tamamlanmasını müteakip nihai rapor ve sonuçları T.C. kalkınma Bakanlığı, UNDP ve projeye katılan kuruluşlarla paylaşılacak, ayrıca TFV projesi kapsamında T.C. Kalkınma Bakanlığı tarafından oluşturulacak Beyaz kitaba girdi olarak kullanılacaktır.
Ülkemiz adına yürütülen bu projeye destek veren tüm taraflara teşekkür ve şükranlarımızı sunarız.

Mehmet Çoban – Kadir Erkan